10 Concepts du BPM que vous devez connaître.

L’amélioration des processus métier est l’un des domaines d’intérêt communs sur lesquels nous aidons nos clients dans leur transformation digitale. Sans une amélioration efficace des processus d’entreprise, votre transformation digitale a peu de chances de réussir ou de fournir la valeur commerciale que vous attendez, mais qu’est-ce exactement qu’une amélioration des processus d’entreprise ?

L’amélioration des processus métier, à la base, consiste à prendre du recul pour analyser le fonctionnement de votre entreprise et identifier les domaines où des améliorations peuvent être apportées. Cela peut impliquer n’importe quoi, de la rationalisation des étapes du processus à la mise en œuvre de nouvelles technologies pour améliorer la précision ou l’efficacité.

Maintenant, si vous entreprenez une initiative d’amélioration des processus métier, vous devez comprendre plusieurs termes et définitions pour vous aider à naviguer dans votre transformation.

1-     Processus opérationnels tels quels ou en état actuel

Cela fait référence à la cartographie de vos processus métier existants : que faites-vous aujourd’hui, qui fait quoi, comment l’information circule dans l’organisation et les étapes suivies dans un segment donné de vos opérations.

Pourquoi est-il important de se concentrer sur les processus métier en l’état ? Tout simplement parce que vous devez comprendre où vous en êtes aujourd’hui pour comprendre où vous allez dans le futur. C’est essentiel, mais ne réfléchissez pas trop aux détails. Si vous le faites, vous risquez d’être pris dans une paralysie de l’analyse et de ne jamais parvenir aux améliorations réelles des processus métier qui font bouger les choses. La clé est de trouver le bon équilibre entre comprendre l’état actuel et aller de l’avant.

2-     Processus opérationnels futurs

C’est là que nous prenons l’état actuel, le construisons et le révisons au besoin pour arriver à notre vision de l’avenir. Une grande partie de cela sera liée à la stratégie commerciale plus large. Si votre objectif en tant qu’entreprise est d’être le meilleur du secteur en matière de délais d’expédition, vous devez vous concentrer sur les processus de commande et d’exécution existants qui nécessitent des ajustements pour réduire les délais de livraison. Nous devons comprendre et planifier ce qu’il faudra pour être le service d’exécution le plus rapide et trouver un moyen de combler le fossé entre aujourd’hui et demain.

Nous devons analyser où se produisent les pannes et les inefficacités, ainsi que les processus manuels, les silos de données et les problèmes de transfert organisationnel qui pourraient exister. Une fois que nous avons compris ce qui doit changer pour que nous puissions atteindre nos objectifs, nous commençons à nous attaquer à ces problèmes pour créer un état futur d’un flux de processus métier qui nous donne une vision claire de la manière dont nous voulons que l’organisation fonctionne dans le futur.

Les futurs processus métier sont comme un plan directeur de la façon dont vous allez déployer les changements de processus, ainsi que les technologies potentielles et/ou les améliorations organisationnelles, pour vous aider à activer votre futur flux de processus métier.

3-     Processus de bout en bout

Lorsque nous examinons notre état actuel et nos processus métier futurs, il est important que nous le fassions du début à la fin. Cela signifie que nous n’examinerons pas les processus uniquement du point de vue des comptes fournisseurs, de la gestion des stocks, des ventes ou du service client. Nous examinons plutôt le flux de processus de bout en bout pour comprendre tous les différents points de contact et transferts, et où les pannes peuvent se produire en cours de route. Cela garantit que nous avons optimisé l’amélioration de nos processus et que nous avons une image complète de ce à quoi ressembleront nos futurs processus.

4-     Réingénierie des processus

Il s’agit d’un terme couramment utilisé dans l’ensemble de l’industrie et, bien qu’il soit similaire aux améliorations de processus, la réingénierie des processus se concentre sur la refonte du fonctionnement de nos processus métier. Nous devons réfléchir à la manière dont nous pouvons améliorer l’efficience et l’efficacité, éliminer les goulots d’étranglement, faciliter le travail des gens, automatiser grâce à l’utilisation des technologies, restructurer notre organisation ou apporter toute sorte d’amélioration qui fera avancer l’entreprise.

Il existe différentes sources d’ingénierie des procédés que nous pouvons insérer dans notre analyse de ce qui devrait être repensé. La première étape, plus compréhensible, consiste à examiner ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui et où se trouvent les pannes et les inefficacités auxquelles nous pouvons nous attaquer grâce à la réingénierie des processus métier. Vous pouvez également examiner le type de technologies que nous pouvons apporter pour tirer parti des meilleures pratiques extérieures et aider à rationaliser et à automatiser les processus qui pourraient être inefficaces.

Une autre étape consiste à le comparer et à se tourner vers vos pairs et d’autres organisations au sein ou à l’extérieur de votre secteur pour comprendre ce qu’ils font pour améliorer leurs processus et être plus efficaces. C’est là que des cabinets de conseil comme Bforprocess peuvent vous aider à apporter de la valeur lors de vos efforts de réingénierie des processus métier.

5-     Goulot

Il s’agit essentiellement d’un point d’un processus où le flux de travail ralentit ou se bloque. Un goulot d’étranglement peut survenir pour plusieurs raisons. Soit vous n’avez pas assez de capacité pour traiter le processus, vous n’avez pas l’automatisation en place, soit il y a des pannes de processus et de la confusion qui se produisent au cours de cette étape spécifique.

Un exemple courant de goulot d’étranglement de processus pourrait être si un atelier de fabrication n’a qu’une seule machine effectuant une étape spécifique du processus qui est essentielle à chaque ordre de production. Ils peuvent avoir plusieurs autres machines ou points dans l’atelier qui alimentent celui-ci qui n’a pas assez de capacité, ce qui finit par devenir un goulot d’étranglement et ralentir la production.

Cela ne concerne pas seulement les machines physiques, cela s’applique également aux humains. Vous n’avez peut-être pas assez de personnel, ou peut-être qu’ils n’ont pas les outils dont ils ont besoin à leur disposition, de sorte qu’ils ne sont pas assez efficaces pour pouvoir améliorer le débit afin de franchir les goulots d’étranglement. Par conséquent, il est important d’identifier, de traiter et d’atténuer les goulots d’étranglement lors d’une initiative d’amélioration des processus métier.

6-     Mesures de performance ou indicateurs de performance clés (KPI)

Ce sont essentiellement des métriques, des mesures de performance ou des chiffres qui quantifient le fonctionnement de vos processus en termes d’efficacité ou d’efficience. Chaque processus a un type différent de mesure par lequel il est évalué, par exemple, il peut être basé sur les revenus, la qualité, l’efficacité ou l’efficience.

Dans le cadre d’une amélioration des processus métier, il est important de comprendre quelles sont les mesures que vous mesurez aujourd’hui et de comprendre ce que vous voulez que vos mesures cibles soient à l’avenir afin que vos améliorations des processus métier apportent finalement une réelle valeur  à votre organisation.

7-     Six Sigma

Il s’agit d’une vue très quantitative et axée sur la qualité des processus métier et c’est un moyen d’insuffler une attention constante à l’amélioration des résultats de vos processus métier. Il est devenu populaire dans les années 80 et 90 lorsque des entreprises comme Motorola et General Electric ont intégré Six Sigma dans leurs opérations de gestion quotidiennes, mais il continue d’être une méthodologie importante, statistique et rigoureuse utilisée dans l’amélioration des processus métier.

8-     Logiciel d’exploration de processus métier

Ce logiciel est un outil commun utilisé dans l’amélioration efficace des processus metier. Il s’agit d’un type de technologie relativement nouveau qui s’est avéré très efficace pour accéder à vos systèmes actuels et comprendre ce qui se passe en termes de processus métier.

Le logiciel d’exploration de processus peut explorer différentes technologies que vous utilisez dans votre organisation pour comprendre et quantifier la durée des processus, quelles sont les différentes variantes du processus étape par étape et où se produisent les pannes et les goulots d’étranglement. C’est un excellent moyen d’augmenter votre compréhension qualitative de vos opérations quotidiennes avec des données quantitatives provenant de vos processus métier réels.

9-     Analyse des écarts

L’analyse des écarts a plusieurs significations ou cas d’utilisation différents dans le contexte de l’amélioration des processus métier. La première analyse des écarts se situe généralement entre votre état actuel et vos processus métier futurs et se concentre sur le catalogage et l’identification de l’endroit où toutes les améliorations et modifications de vos processus se produiront. Ceci est important car cela vous aide à articuler, hiérarchiser et communiquer les changements apportés aux processus métier.

Le deuxième type d’analyse des écarts est davantage axé sur la technologie ou les logiciels. Il examine vos processus métier futurs pour identifier ce dont vous avez besoin de vos opérations et le comparer aux options logicielles potentielles.

10-  Impact du changement

Semblable à l’analyse des écarts, la mesure de l’impact du changement vous permettra d’élaborer une solide stratégie de gestion du changement organisationnel pour aider vos employés à s’adapter facilement à la nouvelle normalité. L’analyse de l’impact du changement entre dans la granularité des différences entre votre état tel quel et votre état futur. Il vous aide à disséquer et à comprendre qui est touché par le changement de processus, quels rôles et responsabilités vont changer et quelles parties du travail des personnes seront désormais automatisées si vous choisissez de mettre en œuvre une nouvelle technologie.

Les initiatives d’amélioration des processus métier sont devenues de plus en plus populaires ces dernières années, alors que de plus en plus d’entreprises s’efforcent de rationaliser leurs opérations et de rendre l’entreprise plus fluide et plus efficace, libérant du temps et des ressources qui peuvent être mieux utilisées ailleurs. Cela semble sûrement attrayant, mais avant de faire des refontes majeures ou même de petits ajustements, assurez-vous de comprendre ces termes et ce qui se passe lors d’une amélioration de processus métier, car cela sera crucial pour le succès de votre transformation digitale.

Si votre organisation cherche des moyens d’améliorer les processus et de jeter un pont entre aujourd’hui et demain, n’hésitez pas à nous contacter directement. Nous sommes toujours heureux d’être une caisse de résonance informelle lorsqu’il s’agit de votre stratégie d’entreprise et digitale.