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ESMT (Sénégal) – Optimisation des Processus et Transformation Digitale

L’École Supérieure Multinationale des Télécommunications (ESMT), institution phare en télécommunications basée à Dakar, Sénégal, était confrontée à des défis liés à la complexité et à la lenteur de ses processus administratifs. Les inscriptions des étudiants, la planification des cours, la gestion des paiements, et les interactions avec les parties prenantes étaient gérées via des systèmes fragmentés, ce qui provoquait des retards, des erreurs et un manque de transparence. Dans un contexte d’accroissement du nombre d’étudiants et d’exigences de performance accrue, l’ESMT a ressenti le besoin urgent d’une transformation digitale pour moderniser ses opérations et mieux répondre aux attentes de ses étudiants, équipes et partenaires.

Audit organisationnel complet : Identification des processus critiques, notamment l’inscription des étudiants, la planification des cours et la gestion des paiements, qui nécessitaient une automatisation prioritaire.
Cartographie des processus existants : Analyse approfondie des étapes impliquées, mettant en évidence les points de blocage et les opportunités d’amélioration.
Modélisation des processus en BPMN : Réorganisation des workflows pour assurer une exécution fluide et cohérente des tâches. La modélisation a permis de clarifier les responsabilités des différents acteurs.
Digitalisation des processus d’inscription : Mise en place d’une plateforme intuitive permettant aux étudiants de s’inscrire en ligne, de choisir leurs cours et de recevoir instantanément une confirmation.
Gestion numérisée des paiements : Implantation d’une solution de paiement en ligne sécurisée et accessible, permettant une traçabilité totale des transactions.
Planification automatisée des cours : Intégration d’un système numérique permettant une affectation optimisée des enseignants, des salles et des horaires.
Automatisation des processus clés : Systématisation des critères d’urgence, de délai de traitement et de gain financier pour rationaliser les opérations administratives.
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Résumé et résultats obtenus

L’intervention de BFORPROCESS a permis à l’ESMT de récolter des bénéfices significatifs, parmi lesquels:

Réduction du temps d’inscription des étudiants : Le passage d’un processus manuel à une solution en ligne a divisé les délais par trois, améliorant considérablement l’expérience utilisateur.
Optimisation de la planification des cours : Une allocation plus efficace des ressources académiques a réduit les conflits d’horaires et maximisé l’utilisation des infrastructures.
Augmentation de la satisfaction des étudiants et du personnel : Des processus plus fluides et accessibles ont renforcé la confiance dans les systèmes administratifs de l’école.
Gain de temps et de ressources : La digitalisation a libéré les équipes administratives de tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Transparence et traçabilité : Les paiements en ligne et la digitalisation des données ont renforcé la confiance des étudiants et des parties prenantes dans les processus de l’ESMT.
Amélioration de l’image de marque : En adoptant une transformation digitale ambitieuse, l’ESMT s’est positionnée comme une institution moderne et innovante, attirant ainsi davantage d’étudiants et de partenaires.

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