L’un des débats en cours dans l’espace de la transformation digitale est de savoir comment traiter les processus métier, c’est ce dont je veux parler ici aujourd’hui.
Mon nom est Rodolphe AGUEMON, business développer chez Bforprocess un cabinet qui aide ses clients dans leur parcours de transformation digitale par l’approche BPM.
Juste quelques questions que se posent de nombreuses organisations qui ont du mal à aborder l’amélioration des processus métier, ce dont je veux parler aujourd’hui, c’est comment aborder toute cette notion et ce concept et comment l’intégrer dans votre transformation digitale.
Avant de plonger dans la façon dont nous abordons la gestion des processus As Is-To Be, il est utile de comprendre tout d’abord pourquoi la gestion des processus métier est si importante. Et l’un des problèmes avec l’espace de transformation digitale est que vous avez des fournisseurs de logiciels qui minimisent l’importance de la gestion des processus métier.
Ils vous diront que vous n’avez pas à vous soucier des process As Is-To Be, que leur logiciel vous dira à quoi ressemblera votre état futur, donc vous n’avez pas besoin de vous inquiéter de votre AS IS. Parce que vous allez vous en débarrasser, vous n’avez pas à vous soucier de votre état futur, car leur logiciel va vous dire comment vos processus devraient fonctionner. C’est une grosse erreur, et c’est une grosse déclaration trompeuse que les fournisseurs de logiciels font souvent. Et la raison en est que vos processus métier et vos futurs processus et exigences métier doivent définir et informer les types de technologies que vous déployez, comment vous déployez ces technologies.
Et en fin de compte, comment vos processus métier vont s’améliorer, et si vous ne passez pas le temps de définir votre état actuel et futur, vous n’allez pas comprendre ce qu’est ce plan pour la façon dont vous allez déployer de nouvelles technologies, de nouvelles améliorations de processus, et également comment vous allez activer la gestion du changement organisationnel.
Pour ces raisons, vous pouvez vraiment considérer le Business process management comme une sorte de fondation, le plan directeur pour la façon dont vous allez déployer les processus technologiques et les changements de personnes et de rôle dans votre organisation.
Vous vous demandez peut-être si je dois m’inquiéter de mes processus métier AS IS. Si je vais juste les changer pourquoi dois-je y réfléchir pourquoi devons-nous bien l’analyser.
Voici la raison pour laquelle tout d’abord vous ne pouvez pas arriver à votre état futur sans comprendre où vous en êtes aujourd’hui. Vous avez vraiment besoin de comprendre ce que vous faites aujourd’hui, ce qui fonctionne bien, ces choses que vous savez que vous voulez conserver et développer, ainsi que les choses qui ne fonctionnent pas, les domaines ciblés que vous souhaitez améliorer.
Si vous ne faites pas cet exercice, vous ne pourrez pas définir une amélioration claire des processus et une feuille de route technologique pour y arriver. Ne vous méprenez pas, vous ne voulez pas pour suranalyser votre état actuel, vous ne voulez pas descendre au niveau transactionnel des boutons sur lesquels vous appuyez sur les champs que vous entrez, c’est beaucoup trop de détails, mais vous pouvez faire un processus de bout en bout qui regarde comment vous êtes en train d’utiliser les technologies aujourd’hui, à quoi ressemblent les processus à quoi ressemblent les gens et les responsabilités.
L’un des outils que nous utilisons chez BforProcess est le Business Process Mining. Le process mining est un moyen fantastique de vraiment comprendre votre état actuel. Et pas seulement en termes qualitatifs une conversation sur les processus qui fonctionnent et ce qui ne fonctionne pas, mais plus une discussion quantitative sur ceux-ci sont les mesures réelles sur la façon dont nos processus métier se déroulent combien de temps il faut en moyenne pour qu’un processus de bout en bout soit terminé là où les étapes se cassent là où les variations se produisent là où se trouvent les exceptions et dépeint vraiment une image visuelle une image visuelle littérale de la façon dont vos processus métier fonctionnent aujourd’hui et donc l’exploration de processus métier est un excellent exemple d’outil que vous pouvez utiliser pour vraiment comprendre la configuration du terrain le paysage de l’endroit où vous vous trouvez aujourd’hui afin que vous puissiez définir un état futur basé sur l’endroit où vous vous trouvez aujourd’hui ce qui fonctionne bien ce qui ne fonctionne pas bien et ce que vous pourriez améliorer pour l’avenir.
Maintenant, dans le cadre de cet exercice de compréhension de votre état actuel, vous allez inévitablement identifier des façons d’améliorer potentiellement vos processus métier. Vous allez identifier les goulots d’étranglement, les points de douleur, les inefficacités, la saisie manuelle des données, le travail supplémentaire, les problèmes de qualité sur le chemin. Toutes ces choses vont surgir lorsque vous évaluez vos processus actuels. Vous allez également identifier les choses qui fonctionnent vraiment bien, ces choses que nous faisons bien, qui font partie intégrante de notre business model et de notre modèle opérationnel que nous voulons conserver. Ce sont des points de rupture, car si nous ne nous attaquons pas à ces domaines et ne conservons pas ces éléments dans notre modèle opérationnel, cela va poser un problème. C’est pourquoi l’état actuel est important et permet vraiment d’identifier ces améliorations potentielles à venir.
Un autre exercice commun dans la définition de vos améliorations d’état futur est d’identifier les variations dans vos processus métier. Si vous avez grandi grâce à une croissance organique dans le monde entier et/ou grâce à des acquisitions ou à d’autres types de croissance en tant qu’organisation, vous avez probablement fini par avoir une série de processus qui sont très différents dans de nombreux cas. Une partie de l’exercice d’amélioration des processus vise à identifier des moyens de créer un modèle opérationnel commun, des processus standardisés communs. Non pas que vous deviez le faire pour l’ensemble de votre organisation, pour toutes les fonctions et tous les processus, mais il peut y avoir certains pour lesquels vous décidez que ce sont des fruits faciles à cueillir ou des domaines que nous voulons améliorer et standardiser et créer plus de processus communs pour notre organisation.
C’est une autre chose à rechercher. Et puis, de l’autre côté de la médaille, vous voulez également examiner les domaines que vous savez que vous voulez conserver, une certaine souplesse, une certaine décentralisation, une certaine localisation, quoi qu’il en soit. Il n’y a généralement pas de réponse universelle pour l’ensemble d’une organisation. Vous voulez donc vous assurer d’identifier les améliorations de processus métier que vous souhaitez mettre en place et qui ont le plus de sens pour vous et votre état futur.
Maintenant, pour commencer ce voyage entier de la définition de votre état actuel dans votre vision future, vous devez vous assurer d’utiliser certains outils qui peuvent être à votre disposition. Tout d’abord, la question qui revient souvent est : comment commençons-nous avec notre état actuel ? Vous pouvez certainement partir d’une page blanche, vous asseoir dans la salle de conférence et discuter de l’apparence de vos processus métier, de la manière dont le processus démarre, se termine et où se situent les pannes. Mais il y a d’autres outils à votre disposition qui peuvent vous aider. J’ai déjà parlé du concept de la « business process mining », c’est-à-dire le logiciel qui vous aidera à extraire de vos systèmes actuels les processus cassés, les opportunités d’amélioration et les variations. Mais vous disposez également d’autres outils, tels que l’APQC, une organisation à but non lucratif qui fournit un cadre de processus métier agnostique de la technologie pour un certain nombre d’industries et de fonctions différentes. Ce cadre de processus métier peut être un excellent point de départ sur lequel vous pouvez travailler et ajuster en fonction de vos besoins. Si vous êtes membre de l’APQC, c’est quelque chose que nous utilisons dans notre offre de conseil pour nos clients.
L’autre chose à considérer est de savoir qui sont les parties prenantes qui vont participer à la définition de votre état actuel et de votre vision future. Vous voulez vous assurer que vous avez des parties prenantes clés, telles que la gestion intermédiaire et les employés de première ligne qui participent à ces processus. Malheureusement, vous ne pourrez probablement pas inclure toutes les personnes de votre organisation, mais vous voulez vous assurer d’avoir une bonne représentation interfonctionnelle au sein de votre équipe de processus qui peut vous aider à définir les processus métier actuels et futurs et les exigences commerciales.
Enfin, une autre chose à garder à l’esprit est que vous ne voulez pas sur-analyser vos processus métier. Certainement, votre état actuel est quelque chose sur lequel vous ne voulez pas passer beaucoup de temps à l’analyser. Même votre état futur, vous voulez le définir jusqu’au point où cela dépend de la technologie que vous utilisez, puis vous arrêter jusqu’à ce que vous ayez choisi cette technologie et que vous commenciez à la déployer. En d’autres termes, si vous pensez à un processus métier de très haut niveau ici et à un processus transactionnel très détaillé là-bas, vous voulez finir quelque part au milieu en début de projet. Si vous arrivez au point où cela dépend vraiment de la technologie que vous utilisez et de la manière dont vous la déployez, c’est là que vous vous arrêtez et que vous dites : nous allons nous concentrer sur le reste des détails une fois que nous aurons commencé à déployer la technologie. Vous voulez arriver à ce niveau de détail dans le cadre de votre évaluation et de votre perspective de planification commerciale afin que vous puissiez ensuite choisir la technologie, élaborer une stratégie claire pour le déploiement des nouvelles technologies.
Nous vous encourageons à nous contacter pour créer une meilleure version de votre entreprise.